23762y-1200x675

Деловой этикет

Я ежедневно общаюсь с людьми по работе. Думаю, вы тоже. И буквально через день ловлю себя на мысли, что хочу написать письмо в министерство образования с мольбой включить в обучающую программу школ или вузов (лучше школ, сейчас у нас много юных предпринимателей. Одни блогеры чего стоят) деловой этикет.

Вы даже не представляете, как осложняют жизнь себе и окружающим  люди, некомпетентные в этом вопросе. К слову, люди, некомпетентные в других вопросах, тоже ее не облегчают.
Как общаться с клиентом, как вести переговоры, как рассчитывать время (одна из самых острых тем), как говорить по телефону, как писать и отвечать на электронные письма и даже как вести деловое общение в интернете. 21 век на дворе все-таки. Для всего этого существует свод общепринятых правил. Хотя, как показывает практика, не таких уж и «обще».
Давайте разбираться вместе. Даже если вы не работаете, даже если вы фрилансер, даже если вы «Дашенька, вяжу носочки на заказ». Дашеньки, простите, тут ничего личного, просто к слову пришлось.

Деловой этикет — важнейшая сторона профессионального поведения делового человека, предпринимателя. Знание его — необходимое профессиональное качество, которое надо приобретать и постоянно совершенствовать. Почти 70% выгодных для деловых людей сделок не состоялись из-за того, что бизнесмены не знают правил делового общения и не владеют культурой поведения. Против статистики не попрешь.

Деловой этикет

Историческая справка: Правила поведения людей менялись с изменениями условий жизни общества, конкретной социальной среды. Этикет возник в период зарождения абсолютных монархий. Придерживаться определенных правил поведения, церемониала было необходимо для возвеличивания царственных особ: императоров, королей, царей, князей, принцев, герцогов и т.п., для закрепления иерархии внутри самого классового общества. От знания этикета, выполнения его правил часто зависела не только карьера, но и жизнь человека. Так было в Древнем Египте, Китае, Риме, Золотой Орде и т.д. Нарушение этикета приводило к вражде между племенами, народами и даже к войнам.

Основа делового этикета – пунктуальность.

Это действительно больная тема большинства людей мегаполиса.

Деловой этикет
Время -деньги. Золотая фраза


Пунктуальность, уважение к чужому времени и грамотное владение основами тайм-менеджмента – основа основ в деловом мире. Можно быть ярким харизматичным презентатором, великолепным переговорщиком, профессиональным управленцем, но постоянно опаздывать, воровать чужое время, тратить жизнь на ожидания, пустую болтовню не по делу. Вряд ли при таком раскладе получится построить долгосрочное сотрудничество: непунктуальных людей не уважают. Непунктуальные люди не уважают в первую очередь себя. Точка.

Деловой этикет

Опаздывающий человек производит впечатление: ненадежного, отстающего от времени, от ритма современной жизни. Оправдания, извинения усилят это впечатление, поскольку вежливость и уважение к другим в таких спутниках не нуждаются.
Да, согласна, случаются форс-мажоры. Допустимое время опоздания 10-15 минут. В этом случае вы обязаны предупредить заранее о том, что задерживаетесь. И не стоит злоупотреблять этим интервалом, даже если у вас не деловые переговоры, а встреча с друзьями.
Стоит отметить, что в некоторых случаях даже 10 минутная задержка недопустима.
Лучше прийти на встречу заранее и подождать, чем придумывать нелепые оправдания.

Соблюление дресс-кода.

Деловой этикет
Одежда всегда должна соответствовать случаю.

С этим вроде все понятно. Если вы работаете в офисе со строгим дресс-кодом, то вам и в голову не придет, явиться в джинсах и кроссовках. А если нет? Даже если вы вольный работник за одеждой следить все же придется. Первое впечатление о человеке легко сложить по его внешнему виду: аккуратная прическа, гармонично подобранные аксессуары. Внешний вид определяет статус и положение в обществе, может рассказать о характере и внутреннем мире человеке гораздо больше, чем его слова. Информацию несет не только речь, но и одежда, прическа, детали туалета.

Важное правило, которое работает не только в деловом мире. Ваши волосы, ногти и обувь обязаны быть чистыми, а одежда отутюженной, даже если вы добирались до места встречи на метро или в собачьей упряжке. Святая истина.

Рабочий стол – зеркало внутреннего мира.

Порядок на рабочем столе – порядок в голове. Этот старый постулат золотыми буквами нужно высечь на дверях любого делового кабинета. Особенно, если в него заходят люди. Для творческих личностей, пожалуй, можно сделать небольшое послабление, но только при условии, что ваш рабочий стол находится в вашей квартире и никто его не видит. Чистый убранный стол, с ровными папками на столе в шкафах, наверняка, имеет преимущество перед столом со стопкой покрытой пылью бумаги, и заваленным не имеющими отношениями к работе предметами.

Деловой этикет

Грамотная речь.

Внешний вид расскажет о человеке многое, однако его умение общаться может заставить забыть собеседника, как и во что тот одет. Структурированная деловая речь по существу, без «воды», без лирических отступлений – дар делового человека.

Деловой этикет

Существуют некоторые аксиомы делового общения: качественные (речь, имеющая под собой должные основания), количественные (речь не длинная, и не короткая), отношения (обращение релевантное по отношению к слушателю) и порядок (речь должна быть ясной, четкой и понятной для собеседника). Не соблюдение одной или нескольких из этих предпосылок влечет за собой неудачу в общении.

  • Забудьте про слова паразиты
  • Всегда нужно знать зачем вы вступаете в разговор и какая его конечная цель
  • Старайтесь избегать многословия и пустословия. Никакой «воды». За этим Ваш собеседник может упустить нить разговора.
  • Правильно употребляйте иностранные слова и НЕ употребляйте слова, в значении которых вы не уверены
  • За любой просьбой должно следовать слово «Пожалуйста», за любым оказанным действием – «Спасибо»
  • Нужно не только говорить, но и слушать

Умение слушать и слышать оппонента.

Редчайший дар, данный от природы: умение услышать другого, понять его. В бизнесе этот дар приносит миллионы, у него есть точное определение – слух на деньги. Каждый клиент, сотрудник и партнер по бизнесу обязательно расскажет о том, что ему нужно, что его мучает, в чем ему нужна помощь. Важно лишь уметь услышать и сделать встречное предложение. В деловом мире этот навык важен еще и потому, что помогает сберечь время, которое дороже денег, поскольку его нельзя накопить.

Деловой этикет

Знаете, какому самому главному правилу учат в институте будущих психологов? Умению слушать и слышать собеседника. Это правило можно применить и в любой другой сфере деятельности.
И вы же понимаете, что этот навык полезен не только в деловом общении?

Этикет деловой переписки.

Научившись красиво, грамотно говорить, нетрудно перенести мысли на бумагу, научиться писать деловые письма. Главное, не свалиться до другой крайности: официальные письма, написанные сухим языком учебников, вызывают скуку и желание поскорее их закрыть, отправить в корзину.

Деловой этикет

Принципы оформления делового письма заложены основами делопроизводства. Деловое письмо (электронное и обычное) должно отвечать определенным нормам. В первую очередь, быть написано на бланке компании (или с соответствующей шапкой в начале, где указано название компании, логотип, данные отправителя и контакты для связи). Далее – соответствовать определенному типу. Деловые письма подразделяются на следующие виды:

  • письмо-просьба: вы просите о чем-либо партнера, клиента или другую организацию;
  • сопроводительное письмо: как правило, объяснение или дополнение к другим документам;
  • письмо-напоминание о несовершенных и ожидаемых действиях;
  • письмо-приглашение – на встречу, конференцию или любое мероприятие;письмо-благодарность: ну, здесь все понятно.

Опытные предприниматели не путают виды писем: не начинают обширную переписку в ответ на письма-сообщения и, напротив, не отвечают на письма-напоминания.

Еще одно правило – отвечать на письма по возможности сразу. Допустимые сроки для ответа на электронную корреспонденцию – 1-2 суток. На почтовое письмо – не более 10 суток. Не забывайте, что при получении письма, с важной информацией на него необходимо уведомить о получении, даже если вы не готовы дать четкий ответ прямо сейчас. Например «Спасибо большое, информацию получил, в течение 1-2 дней дам ответ».

И, конечно, нужно соблюдать правила вежливости:

  • обращение на Вы, по имени и отчеству (Если того требуют обстоятельства);
  • никаких жаргонных словечек;
  • никаких сложных терминов: говорите на языке получателя;
  • точные формулировки цели письма, не надо писать сочинение на тему;обязательные число, подпись и контактные данные. Но они же уже стоят в шаблоне вашей электронной почты, верно?

Уважение собеседника, партнера, клиента.

Эгоистичного, думающего только о себе, своей выгоде и доходе человека не уважают ни в деловом мире, ни в его собственной компании. Клерк, захлопнувший дверь перед носом клиента, обратившегося к нему в конце рабочего дня или перед обедом. Сотрудник, громко разговаривающий по телефону в кабинете, где работают его коллеги. Руководитель, не умеющий выслушать своих подчиненных. Директор, употребляющий крепкие слова и выражения в отношении окружающих…

Деловой этикет

Жесты, движения, мимика.

Звучит смешно, но на самом деле немало сделок было разорвано из-за того, что партнер показал неуместный жест или слишком фамильярничал. Понятно, что все субъективно: открытого человека не напугает, если собеседник активно размахивает руками или посылает всем воздушные поцелуи. И все же следует придерживаться базовых правил – хотя бы на первой встрече. А там сами увидите, как реагирует собеседник.

Деловой этикет

Обратите внимание на следующие моменты:

  • прямая осанка, сдержанные движения без суетливости;
  • взгляд в глаза – уверенный, твердый, но не наглый;
  • сдержанная мимика, старайтесь контролировать эмоции. В сложных ситуациях, когда хочется выругаться или, наоборот, рассмеяться – делайте “покер-фейс”;
  • тактильный контакт допустим только в виде рукопожатий. Похлопывания по плечу, крепкие объятия и тем более поцелуи оставьте для близких: далеко не все люди любят прикосновения чужих. Допустимо по правилам этикета только рукопожатие – желательно короткое и энергичное. При рукопожатии рука не должна быть апатичной, влажной или холодной. Долго трясти или сильно сжимать поданную руку собеседника не принято.

Телефонный этикет.

Деловое общение невозможно без телефонных переговоров, этика в данном случае помогает быстро наладить отношения и достойно провести переговоры. Многие партнеры по бизнесу и клиенты судят о компании по телефонным беседам и ответам сотрудников по телефону.

Основные правила общения по телефону:

  • поздороваться, назвать собеседника по имени и отчеству, представиться самому;
  • сказать, какую компанию вы представляете;
  • поинтересоваться, удобно ли говорить собеседнику;
  • если удобно – кратко рассказать о цели звонка;
  • договориться о встрече или другом развитии событий; Старайтесь не назначать встречи, если вопрос легко можно решить удаленно.
  • завершить разговор.
Деловой этикет

Не забывайте, что звонить можно строго в рабочее время. И если рабочий день начинается в 9:00, то позвонить лучше не раньше 9:30. Это же касается и конца рабочего дня. Если он завершается в 18:00, то лучше сделать звонок в 17:30.

Деловой этикет в интернете.

Мы живет в 21 веке. И совершенно естественно, что чуть ли не большая часть делового общения переместилась в мессенджеры и социальные сети. Особенно это касается фрилансеров, блогеров и других самозанятых предпринимателей. Большинство из вышеперечисленных, к сожалению, основами делового этикета пренебрегают. А зря!

Деловой этикет
  • Не фамильярничать. И обращаться к собеседнику на Вы до тех пор, пока он не предложит перейти на “ты”
  • Не злоупотреблять смайликами
  • Даже если вам хочется выделить особо важные мысли капслоком – не делайте этого! Большие буквы воспринимаются в интернете как крик и часто вызывают негативную реакцию

Кому-то удобнее звонить, а кто-то терпеть не может телефонных разговоров и считает их нарушением личных границ. Уточните у собеседника, какой способ связи ему наиболее удобен.

Не раскрывайте коммерческую тайну.

Почти в каждой компании существует конфиденциальная информация, которая не подлежит разглашению. Ни финансовую информацию вашей компании, ни аналогичную – своих партнеров. Не говорите об этом никому, даже если вы уже не сотрудничаете с этим клиентом или фирмой. Мир слишком тесен.

Деловой этикет

Не сплетничайте.

Вообще, это правило относится не только к деловым отношения.

Деловой этикет

Велик соблазн обсудить в узком кругу своего партнера или клиента. Не делайте этого! Во-первых, слухи распространяются быстро, и с болтуном просто не захотят иметь дело. А во-вторых, кто даст гарантию, что завтра точно так же не будут обсуждать вас?

Бывает, что партнеры становятся друзьями – а друзьям можно рассказать многое. Однако завтра ситуация может поменяться, и вчерашний партнер может стать вашим конкурентом или переметнуться на сторону последнего. Личную или негативную информацию о вас могут использовать в своих целях.

Деловые переговоры.

Одно из важнейших правил делового этикета – умение вести грамотные переговоры, доводить их до конкретного результата. Чтобы переговоры прошли на высоком уровне, нужно перед их началом определить четкие цели, составить точный план, выбрать удобное время и место для обеих сторон.

На первом этапе переговоров необходимо завладеть вниманием собеседника, создавая доверительную атмосферу. В ходе беседы нужно отмечать для себя этапы прохождения переговоров и завершить их сразу после того, как намеченная цель будет достигнута. Все результаты переговоров должны быть зафиксированы и проанализированы.

Деловой этикет

Оптимальное время переговоров 30-50 минут. Бывает, что такие встречи затягиваются до полутора часов. В этом случае необходимо сделать перерыв. Доказано, что максимальное время беспрерывной концентрации внимания 45 минут.

Как показывает практика, если в течение полутора часов партнеры не пришли общему решению, то чаще всего сделка обречена на провал.

Взаимоотношения начальник-подчиненный.

Проще говоря, соблюдайте субординацию.

Деловой этикет

Согласно правилам делового этикета руководитель ко всем сотрудникам должен относиться одинаково, соблюдая при этом разумную дистанцию. Замечания подчиненным всегда нужно делать с глазу на глаз, показательную публичную «порку» логично организовывать после того, как сотрудник не отреагировал на порицание начальника.

Подчиненный должен выполнять приказы и распоряжения руководителя, при этом имеет право высказать собственную точку зрения, дать совет по улучшению решения того или иного вопроса.

И помните! Даже если начальник младше вас на 20 лет, он все равно остается вашим начальником.

Оставьте телефон в кармане.

Последнее в этой статье, но не последнее по важности правило.

Деловой этикет

Практически все носят свои телефоны при себе повсюду, куда идут. Но этого определенно стоит избегать во время деловых встреч. Вы конечно можете постараться незаметно воспользоваться телефоном, но это в любом случае заметно и грубо.

Также не кладите телефон на стол во время встречи с кем-то. Этим вы говорите собеседнику, что готовы в любое время бросить его ради ответа кому-то другому. Желательно перевести телефон в тихий режим и держать в кармане пиджака/сумке.

Это основные пункты делового этикета, которые необходимо соблюдать, чтобы не усложнять жизнь себе и коллегам. Желаю вам удачных деловых партнерств и успеха в бизнесе!

Поделиться:

Добавить комментарий